Reuniones
eficaces en 13 pasos.
eficaces en 13 pasos.
Establece un objetivo de la reunión.
Elabora una lista de temas a tratar.
Define en qué momentos y temas necesitas que las personas estén presentes, evitando perder tiempo de las actividades de productividad.
Asigna día, hora y lugar en la que se llevará a cabo. Calcula el tiempo promedio de duración, el máximo recomendado es de 50 minutos.
Evita hacer la reunión en un horario cercano a la comida, perderás un porcentaje de atención por causas biológicas.
Con mínimo 2 días de anticipación, realiza una convocatoria por correo electrónico; especifica los temas a tratar y los datos físicos (Día, lugar, hora). De este modo darás la oportunidad de que el equipo se prepare y lleve lo necesario a la reunión, haciéndola más productiva.
Recuerda que la puntualidad es un punto fundamental.
Realiza una introducción breve que justifique la reunión.
Habla a un ritmo medio, con un todo de voz alto y claro; tendrás la atención de los presentes y evitarás confusiones o malentendidos.
Proporciona agua, bebidas o bocadillos; hará más positivo el momento y la disposición del equipo será mayor.
Da un tiempo de retroalimentación, preguntas y comentarios.
Abre una sección de conclusiones con puntos específicos e importantes, teniendo en cuenta lo que se quiere lograr con cada punto y persona. Esto servirá para reforzar de último momento, quedando presente en los asistentes.
Acuerda una reunión posterior para mostrar avances y cumplir los objetivos; así dejarás establecido el tiempo que tiene el equipo para realizar las estrategias necesarias para llegar a lo cometido.
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